W dobie cyfryzacji i rosnącej ilości danych, niszczenie dokumentów stało się jednym z kluczowych elementów zarządzania informacją w firmie. Nie każda organizacja jest jednak przygotowana do tego, aby w sposób efektywny i zgodny z prawem przeprowadzić proces utylizacji dokumentów. W tym artykule omówimy standardy bezpieczeństwa, które każda firma powinna mieć na uwadze, decydując się na niszczenie dokumentacji.
Co obejmuje profesjonalne niszczenie dokumentów?
Profesjonalne niszczenie dokumentów to nie tylko mechaniczne niszczenie papieru. To kompleksowy proces, który zaczyna się od momentu zbiórki dokumentów, a kończy na ich całkowitej utylizacji. Firmy oferujące takie usługi, jak Rhenus Office Systems Poland, zapewniają pełne zabezpieczenie wrażliwej dokumentacji na każdym etapie.
Kluczowe elementy usługi:
- bezpieczne pojemniki na dokumenty,
- monitorowany transport,
- niszczenie w zabezpieczonych obiektach,
- certyfikat zniszczenia dokumentów.
Standardy bezpieczeństwa – co powinieneś wiedzieć?
Najważniejszym standardem, z którym powinien być zgodny proces niszczenia dokumentów, jest norma ISO 21964. Ta międzynarodowa norma określa, jakie zabezpieczenia powinny być zastosowane na różnych etapach procesu.
Standardy i protokoły, które warto znać:
- ISO 21964,
- ISO 9001,
- ISO 27001.
Warto wspomnieć również o niszczeniu dokumentów zgodnie z RODO – jest to element na który trzeba zwrócić uwagę.
Jak wybrać firmę oferującą usługi niszczenia dokumentów?
Wybór odpowiedniej firmy to nie tylko kwestia ceny, ale przede wszystkim standardów bezpieczeństwa, które firma jest w stanie zagwarantować. Ważne jest, aby firma oferowała certyfikat zniszczenia dokumentów, który jest generowany przez system informatyczny i dostarczany klientowi wraz z fakturą VAT.
Utylizacja dokumentów na własną rękę – czy to dobre rozwiązanie?
Niszczenie dokumentacji wewnętrznymi siłami może być kuszące, ale nie zawsze jest to najlepsze rozwiązanie. Biurowe niszczarki często nie są w stanie zapewnić odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa, a utylizacja dokumentów wymaga dodatkowej uwagi i zasobów.
Ludzki element w procesie niszczenia dokumentacji
Nie można zapomnieć, że za każdą maszyną stoi człowiek. Dlatego tak ważne jest, aby proces niszczenia dokumentów był nadzorowany przez doświadczony personel. To oni są odpowiedzialni za to, aby każdy etap przebiegał zgodnie z ustalonymi procedurami i standardami.
Podsumowanie – dlaczego standardy bezpieczeństwa są kluczowe?
Znajomość i zastosowanie odpowiednich standardów bezpieczeństwa w procesie niszczenia dokumentów to fundament, na którym powinna opierać się każda firma. Nie tylko zapewnia to zgodność z prawem, ale również daje pewność, że wrażliwe dane zostaną zniszczone w sposób profesjonalny i bezpieczny. Dlatego też, zanim zdecydujesz się na utylizację dokumentów, upewnij się, że wybrana przez Ciebie firma oferuje usługi na najwyższym poziomie.
expedit
