Umowa najmu okazjonalnego to pisemna umowa dotycząca lokalu mieszkalnego, zawierana przez osobę fizyczną na czas oznaczony, maksymalnie 10 lat. Wymaga trzech ustawowych załączników, w tym aktu notarialnego najemcy, a właściciel musi dokonać zgłoszenia najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu.
Czym jest najem okazjonalny i kto może go zawrzeć
Najem okazjonalny jest szczególnym trybem wynajmu lokalu mieszkalnego uregulowanym w art. 19a–19d ustawy o ochronie praw lokatorów. Może go zastosować właściciel będący osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Oznacza to, że regulacja nie jest przeznaczona dla przedsiębiorcy wynajmującego lokale w ramach działalności.
Umowa musi zostać zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat. Nie jest więc właściwą formą dla umowy zawartej bezterminowo. Strony powinny ustalić w umowie warunki najmu, w tym dotyczące lokalu i czasu trwania umowy.
Zgodnie z art. 19a ust. 6 ustawy umowa najmu okazjonalnego, a także każda jej zmiana, wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Sama ustna zgoda stron albo późniejsze ustalenia przekazane wyłącznie telefonicznie nie zastępują pisemnego dokumentu. Zmiany, takie jak przedłużenie okresu najmu czy modyfikacja czynszu, również powinny być sporządzone na piśmie.
Procedura zawarcia umowy krok po kroku
Procedurę warto przeprowadzić w kolejności odpowiadającej ustawowym wymaganiom. Najpierw właściciel i najemca ustalają podstawowe warunki, następnie kompletują dokumenty dotyczące lokalu zastępczego i przygotowują oświadczenie najemcy dla notariusza. Dopiero pełny zestaw dokumentów pozwala prawidłowo udokumentować najem okazjonalny.
1. Ustalenie warunków i podpisanie umowy
W umowie należy wskazać konkretny lokal mieszkalny oraz oznaczony okres najmu, którego maksymalna długość wynosi 10 lat. Dokument podpisują właściciel i najemca. Forma pisemna jest wymagana pod rygorem nieważności na podstawie art. 19a ust. 1 i 6 ustawy.
Warto od razu opisać wysokość czynszu, termin płatności, rachunek lub sposób zapłaty, opłaty niezależne od właściciela, kaucję oraz zasady rozliczeń po zakończeniu umowy. Takie postanowienia nie zastępują jednak trzech ustawowych załączników.
2. Przygotowanie dokumentów dotyczących lokalu zastępczego
Najemca wskazuje inny lokal, w którym będzie mógł zamieszkać w razie wykonania obowiązku opróżnienia wynajmowanego mieszkania. Potrzebne jest również oświadczenie właściciela albo osoby posiadającej tytuł prawny do wskazanego lokalu, że wyraża zgodę na zamieszkanie najemcy i osób z nim mieszkających.
Te dokumenty dotyczą nie lokalu wynajmowanego, lecz lokalu zastępczego. Jeżeli najemca utraci możliwość zamieszkania w lokalu wskazanym wcześniej, ma 21 dni od uzyskania wiadomości o tym zdarzeniu na wskazanie innego lokalu i przedstawienie wymaganego oświadczenia. Niedopełnienie tego obowiązku może prowadzić do wypowiedzenia umowy.
3. Dołączenie załączników
Dokumenty powinny zostać dołączone do umowy. Ustawa wymaga trzech grup załączników: aktu notarialnego najemcy, wskazania innego lokalu oraz zgody osoby uprawnionej do tego lokalu. Szczegółowe znaczenie każdego dokumentu przedstawia art. 19a ust. 2 pkt 1–3.
Najem okazjonalny a notariusz
Notariusz jest potrzebny do sporządzenia oświadczenia najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji oraz zobowiązaniu do opróżnienia lokalu. Nie oznacza to, że cała umowa najmu okazjonalnego musi mieć formę aktu notarialnego. Aktem notarialnym jest jedno z wymaganych oświadczeń.
Ustawa określa maksymalne wynagrodzenie notariusza za tę czynność: nie może ono przekraczać 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę. Kwota należna w konkretnej kancelarii zależy więc od aktualnego minimalnego wynagrodzenia, ale ustawowy limit wynika z art. 19a ust. 2 pkt 1 i ust. 7.
Umowa najmu okazjonalnego – załączniki
Komplet załączników ma zabezpieczać możliwość opróżnienia lokalu po zakończeniu najmu. Nie chodzi o dowolne pismo przygotowane przez strony, lecz o dokumenty wskazane w art. 19a ust. 2 ustawy.
- Akt notarialny najemcy – oświadczenie o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu.
- Wskazanie lokalu zastępczego – adres innego lokalu, w którym najemca będzie mógł zamieszkać.
- Zgoda osoby uprawnionej – oświadczenie właściciela albo osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu zastępczego o zgodzie na zamieszkanie najemcy i osób z nim mieszkających.
Oświadczenie osoby udostępniającej lokal zastępczy co do zasady nie wymaga notarialnego poświadczenia podpisu. Wynajmujący może jednak zażądać takiego poświadczenia; wówczas podpis należy poświadczyć notarialnie. Nie należy mylić tego dokumentu z aktem notarialnym najemcy, który jest wymagany niezależnie od takiego żądania.
Jeżeli lokal zastępczy przestanie być dostępny, najemca powinien niezwłocznie ustalić nowy adres i uzyskać zgodę osoby uprawnionej. Ustawowy termin na wykonanie tych czynności wynosi 21 dni od uzyskania wiadomości o utracie możliwości zamieszkania. Brak nowego wskazania może mieć skutek w postaci wypowiedzenia umowy.
Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego
Zgłoszenie najmu okazjonalnego jest obowiązkiem właściciela, a nie najemcy. Właściciel zgłasza zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na swoje miejsce zamieszkania. Termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, zgodnie z art. 19b ust. 1 ustawy.
Decydujące znaczenie ma miejsce zamieszkania właściciela, a nie adres wynajmowanego mieszkania. Właściciel powinien zachować potwierdzenie dokonania zgłoszenia. Na żądanie najemcy ma obowiązek je przedstawić.
Brak zgłoszenia w terminie powoduje istotną konsekwencję proceduralną. Nie stosuje się wtedy przepisów art. 19c i 19d, w tym szczególnej procedury żądania opróżnienia lokalu oraz uzyskania klauzuli wykonalności dla aktu notarialnego. Sama umowa nie znika automatycznie, ale właściciel traci dostęp do tych szczególnych ułatwień.
Obowiązki stron w trakcie umowy
Właściciel powinien wykonywać umowę zgodnie z jej treścią, a najemca powinien terminowo płacić czynsz i używać lokalu zgodnie z ustalonym przeznaczeniem. Czynsz może być podwyższany wyłącznie na zasadach przewidzianych w umowie oraz w granicach obowiązujących przepisów. Poza czynszem najemca co do zasady ponosi opłaty niezależne od właściciela, jeżeli umowa tak stanowi.
Strony mogą ustalić kaucję zabezpieczającą należności z najmu oraz ewentualne koszty egzekucji. Jej wysokość nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu obowiązującego w dniu zawarcia umowy.
Kaucja powinna zostać zwrócona w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu. Właściciel może potrącić należności, które mu przysługują, na przykład zaległy czynsz albo koszty usunięcia szkód podlegających rozliczeniu. Podstawą są art. 19a ust. 4–5 ustawy.
Najemca powinien także pilnować aktualności dokumentów dotyczących lokalu zastępczego. Jeżeli dowie się o utracie możliwości zamieszkania pod wskazanym adresem, ma 21 dni na przedstawienie nowego lokalu i zgody osoby uprawnionej. Jest to obowiązek trwający w czasie najmu, a nie tylko formalność przy podpisywaniu umowy.
Co dzieje się po zakończeniu umowy
Po wygaśnięciu albo rozwiązaniu umowy najemca powinien dobrowolnie opróżnić lokal. Jeżeli tego nie zrobi, właściciel doręcza mu pisemne żądanie opróżnienia lokalu. Podpis właściciela na żądaniu musi być urzędowo poświadczony, a termin wyznaczony najemcy nie może być krótszy niż 7 dni od doręczenia żądania.
Właściciel powinien zachować dowód doręczenia. Jeżeli pismo zostanie wysłane listem poleconym, należy zachować dokument potwierdzający wysłanie.
Po bezskutecznym upływie terminu właściciel może złożyć do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Do wniosku dołącza:
- żądanie opróżnienia lokalu wraz z dowodem doręczenia albo dowodem wysłania listem poleconym;
- dokument potwierdzający tytuł prawny właściciela do lokalu;
- potwierdzenie zgłoszenia umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego.
Podstawą tej procedury jest art. 19d ust. 1–4 ustawy. Skorzystanie z niej wymaga więc nie tylko aktu notarialnego, lecz także wcześniejszego zgłoszenia umowy oraz prawidłowego przeprowadzenia czynności po zakończeniu najmu. Artykuł powinien opisywać ustawową procedurę, ale nie może przesądzać o ważności konkretnej umowy ani zastępować indywidualnej analizy prawnej; w razie sporu lub problemu z eksmisją warto skonsultować dokumenty z prawnikiem.
| Etap | Czynność lub dokument | Termin albo liczba | Podstawa prawna |
|---|---|---|---|
| 1. Uzgodnienie umowy | Zawarcie umowy na czas oznaczony i w formie pisemnej | Maksymalnie 10 lat; forma pisemna pod rygorem nieważności | art. 19a ust. 1 i 6 ustawy o ochronie praw lokatorów |
| 2. Kompletowanie załączników | Akt notarialny z oświadczeniem najemcy o poddaniu się egzekucji | 1 dokument; forma aktu notarialnego | art. 19a ust. 2 pkt 1 |
| 3. Kompletowanie załączników | Wskazanie innego lokalu dla najemcy | 1 wskazany lokal | art. 19a ust. 2 pkt 2 |
| 4. Kompletowanie załączników | Zgoda właściciela albo osoby z tytułem prawnym do lokalu zastępczego | 1 oświadczenie; poświadczenie podpisu tylko na żądanie wynajmującego | art. 19a ust. 2 pkt 3 |
| 5. Zgłoszenie | Zgłoszenie zawarcia umowy naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego | 14 dni od rozpoczęcia najmu | art. 19b ust. 1 |
| 6. Zmiana lokalu zastępczego | Wskazanie nowego lokalu i przedstawienie zgody na zamieszkanie | 21 dni od uzyskania wiadomości o utracie poprzedniego lokalu | art. 19a ust. 3 |
| 7. Zakończenie umowy | Żądanie opróżnienia lokalu, gdy najemca nie wyprowadził się dobrowolnie | Termin dla najemcy: co najmniej 7 dni od doręczenia | art. 19d ust. 2–3 |
| 8. Postępowanie sądowe | Wniosek o klauzulę wykonalności dla aktu notarialnego | Po bezskutecznym upływie terminu z żądania; 3 podstawowe grupy dokumentów do wniosku | art. 19d ust. 4 |
Terminy i limity dotyczą najmu okazjonalnego lokalu uregulowanego w art. 19a–19d ustawy o ochronie praw lokatorów. „1 dokument” oznacza dokument wymagany ustawowo, a nie liczbę egzemplarzy papierowych; sposób składania kopii lub oryginałów może wynikać z wymagań konkretnego urzędu albo sądu.
Najczęstsze pytania
Jakie załączniki są potrzebne do najmu okazjonalnego?
Ustawowo są to: akt notarialny z oświadczeniem najemcy o poddaniu się egzekucji, wskazanie innego lokalu oraz oświadczenie właściciela albo osoby z tytułem prawnym do tego lokalu o zgodzie na zamieszkanie. Podpis na ostatnim oświadczeniu musi być notarialnie poświadczony tylko wtedy, gdy zażąda tego wynajmujący.
Czy najem okazjonalny wymaga notariusza?
Tak, ale nie cała umowa musi być aktem notarialnym. W formie aktu notarialnego sporządza się oświadczenie najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, a maksymalne wynagrodzenie za tę czynność wynosi 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Gdzie zgłosić umowę najmu okazjonalnego?
Zgłoszenia dokonuje się do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania właściciela, w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu. Na żądanie najemcy właściciel powinien przedstawić potwierdzenie zgłoszenia.
Czy najem okazjonalny może zawrzeć każdy wynajmujący?
Nie. Szczególny tryb dotyczy właściciela będącego osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowa musi dotyczyć lokalu mieszkalnego i być zawarta na czas oznaczony nie dłuższy niż 10 lat.
Co się dzieje po zakończeniu umowy?
Jeśli najemca nie opróżni lokalu dobrowolnie, właściciel doręcza mu żądanie opróżnienia z terminem co najmniej 7 dni. Po bezskutecznym upływie tego terminu może wystąpić do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, dołączając dokumenty wskazane w art. 19d ust. 4.
Źródła
- Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego – tekst aktu — Dziennik Ustaw / ELI, 2022, art. 19a–19e
- Ustawa o ochronie praw lokatorów – strona aktu w ISAP — ISAP, 2020, Dz.U. 2020 poz. 611
- Rozporządzenie w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej – tekst jednolity — Dziennik Ustaw / ISAP, 2024, Dz.U. 2024 poz. 1566, § 2–3
Tekst został utworzony przy pomocy sztucznej inteligencji (modeli językowych).
Jak oceniasz ten artykuł?
Ten artykuł nie ma jeszcze ocen.
